Tutte le istruzioni per lo svolgimento dell’Assemblea Generale della Cooperativa sociale Itaca che, per ridurre al minimo i rischi connessi all’emergenza sanitaria da Covid-19, prevederà l’intervento delle Socie e dei Soci esclusivamente tramite il Rappresentante Designato, senza partecipazione fisica dei Soci.
PORDENONE – Come da comunicazione via e-mail inviata ieri sera dalla Presidente Orietta Antonini alle caselle personali aziendali di ogni socio e socia, in ottemperanza alle vigenti disposizioni di legge e statutarie l’Assemblea Generale Ordinaria delle Socie e dei Soci della Cooperativa sociale Itaca è convocata nella sede di vicolo Selvatico 16 a Pordenone in data 4 giugno alle ore 16 (in seconda convocazione). All’ordine del giorno l’approvazione del bilancio d’esercizio al 31.12.19, della relazione sulla gestione (comprensiva del Bilancio Sociale), previa presa d’atto delle Relazioni del Collegio Sindacale e del Revisore legale: delibere conseguenti; la nomina del Collegio Sindacale per il triennio 2020-2022 e la determinazione del relativo compenso; il conferimento dell’incarico di revisione del Bilancio e di Controllo Contabile ai sensi di Legge per il triennio 2020–2022 e la determinazione del relativo compenso; la nomina di 2 nuovi Consiglieri di Amministrazione (in sostituzione di 2 amministratori cessati dall’incarico); informazioni sulla nomina dell’Organismo di Vigilanza ai sensi del D.Lgs. n. 231/01 e informazioni sul contesto emergenziale.
Al fine di ridurre al minimo i rischi connessi all’emergenza sanitaria in corso, la Cooperativa Itaca ha deciso di avvalersi della facoltà stabilita dall’art. 106, comma 6, del Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18, recante “Misure di potenziamento del Servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da COVID-19”, di prevedere che l’intervento delle Socie e dei Soci avvenga esclusivamente tramite il Rappresentante Designato ai sensi dell’articolo 135-undecies del DLgs n. 58/98, senza partecipazione fisica da parte dei Soci.
Il Consiglio di Amministrazione, per favorire la più ampia, seppur indiretta, partecipazione, ha nominato 8 Rappresentanti designati, ai quali le socie e i soci potranno rivolgersi, indifferentemente nei diversi territori, per conferire loro la delega con istruzioni di voto.
La
partecipazione all’Assemblea potrà avvenire esclusivamente tramite conferimentodi delega di rappresentanza, completa di istruzioni di voto, ad uno dei Rappresentanti Designati, senza poter partecipare di persona alla stessa. Possono esercitare il diritto di voto le socie e i soci iscritti nel libro soci almeno novanta giorni prima della data fissata per l’Assemblea in prima convocazione e che ogni socia/socio ha diritto ad un voto indipendentemente dal numero di azioni possedute.
La delega ad uno dei Rappresentanti Designati deve essere conferita mediante la sottoscrizione dello specifico modulo di delega con istruzioni di voto (allegato alla convocazione che ogni socio ha ricevuto via e-mail nella sua casella personale aziendale), disponibile anche con le relative indicazioni per la compilazione e la trasmissione sulla homepage del sito internet della Cooperativa Itaca all’indirizzo www.itaca.coopsoc.it sezione dedicata all’Assemblea 2020, accedendo con le credenziali personali (qui il link diretto).
Il modulo di delega e istruzioni di voto, compilato e firmato, dovrà pervenire al Rappresentante Designato scelto (e non ad altri) con una delle seguenti modalità:
1. Consegna diretta al Rappresentante Designato;
2. Invio per posta elettronica ordinaria all’indirizzo mail del Rappresentante Designato scelto, utilizzando esclusivamente il proprio account di posta elettronica “lavorosociale.eu” oppure “coopsoc.it”; in caso di inoltro con indirizzi di posta elettronica diversi, al modulo dovrà essere allegato anche un documento di identità valido;
3. Consegna in busta chiusa o spedizione per posta ordinaria indirizzata al Rappresentante Designato presso uno degli uffici della Cooperativa Itaca, allegando un documento di identità valido.
Per ragioni di riservatezza (il Rappresentante Designato deve mantenere riservato il contenuto delle istruzioni di voto ricevute fino all’inizio dell’Assemblea) non è possibile inviare il modulo di delega e istruzioni di voto a mezzo fax o ad indirizzi e-mail diversi da quelli personali dei rappresentanti designati. Non sarà ritenuta valida la delega conferita senza le istruzioni di voto. Per maggiori informazioni, per supporto nella compilazione del modulo, o altre richieste, è possibile contattare uno dei Rappresentanti Designati.
Il modulo di delega e istruzioni di voto al Rappresentante Designato dovrà contenere istruzioni di voto su tutte o su parte delle proposte all’ordine del giorno. La mancanza di scelta di una delle tre istruzioni di voto indicate nel modulo, verrà considerata come istruzione di A – Astenuto. La mancanza di scelta su tutte le proposte all’Ordine del Giorno comporta la non validità del conferimento di delega.
Il modulo di delega e istruzioni di voto dovrà pervenire ad uno dei Rappresentanti Designati scelti, entro le ore 08.00 del 3 giugno 2020. Entro lo stesso termine la delega e le istruzioni di voto possono essere revocate con le modalità già indicate per l’invio.
I testi integrali delle proposte di deliberazione sono indicati nel modulo di delega e istruzioni di voto. Il Bilancio e le relative relazioni sono disponibili nei termini di legge e regolamentari presso la sede sociale di Pordenone e sull’area dedicata del sito Itaca (qui il link diretto), inoltre possono essere inviati su richiesta scrivendo a assemblea2020@itaca.coopsoc.it oppure al Rappresentante Designato.
Le socie e i soci che vorranno porre domande, prima dell’assemblea, sulle materie deliberative all’ordine del giorno, potranno farlo anche per iscritto rivolgendosi al Rappresentante Designato scelto, entro il 27 maggio. Naturalmente anche i consiglieri di amministrazione nei diversi territori sono a disposizione e contattabili per eventuali approfondimenti.
Sono previsti due incontri online sugli argomenti all’ordine del giorno e per avere risposte ad eventuali domande: il 28 maggio dalle ore 12 alle 14, il 29 maggio dalle ore 18 alle 20. Chi volesse parteciparvi, dovrà farne richiesta entro il 27 maggio sia attraverso i Rappresentanti Designati, sia scrivendo a assemblea2020@itaca.coopsoc.it,
Infine, mi preme evidenziare che in questa situazione, purtroppo ormai ben nota a tutte e tutti voi, il Consiglio di amministrazione, d’intesa con il Collegio sindacale, ha ritenuto doveroso NON posticipare ulteriormente gli impegni societari riferiti in particolare, ma non solo, all’approvazione del bilancio. Una decisione che sicuramente penalizza la partecipazione diretta ma necessaria per poter adempiere al meglio agli onerosi impegni che stiamo tutti affrontando e continueremo ad affrontare nei mesi a venire. Anche per questo mi auguro che la vostra partecipazione, anche attraverso i Rappresentanti Designati, sia numerosa.
